Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten in DocMind ist:

Marcus Pock, Brandfichtenweg 1, 16259 Bad Freienwalde, Deutschland
E-Mail: info@geekinfinity.net
Telefon: +49 155 60240707

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt. Die Voraussetzungen des Art. 37 DSGVO und des § 38 BDSG liegen nicht vor.

2. Welche Daten verarbeitet werden

Kontodaten. E-Mail-Adresse, ein Anzeigename, wenn du einen angibst, und dein Passwort als Streuwert. Das Passwort selbst wird nicht gespeichert und ist auch für uns nicht lesbar.

Deine Dokumente. Die hochgeladenen Dateien selbst, der daraus gewonnene Text, die von der Analyse erzeugten Angaben wie Titel, Kategorie, Datum, Zusammenfassung und Schlagwörter, sowie erkannte Fristen. Dazu Zahlenreihen, die die Bedeutung von Textabschnitten abbilden und die Suche ermöglichen.

Was in deinen Dokumenten steht, bestimmst du. Sie können besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO enthalten, etwa Gesundheitsdaten in einem Arztbrief. Lade solche Unterlagen nur hoch, wenn du das willst.

Nutzungsdaten. Zeitpunkt und Art von Zugriffen, IP-Adresse, Browserkennung und eine Vorgangsnummer, mit der sich ein Fehler nachvollziehen lässt.

Zahlungsdaten. Nur bei einem kostenpflichtigen Tarif: eine Kundennummer und der Zustand des Abonnements. Kreditkartendaten werden von uns weder erhoben noch gespeichert; sie werden ausschließlich beim Zahlungsdienstleister eingegeben.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Bereitstellung des Dienstes — Konto, Speicherung, Analyse, Suche, Fristenerkennung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: die Verarbeitung ist zur Erfüllung des Nutzungsvertrags erforderlich.

Betrieb und Sicherheit — Protokolle, Missbrauchserkennung, Fehlersuche. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse besteht darin, den Dienst stabil und sicher zu halten.

Zahlungsabwicklung — Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; die Aufbewahrung der Rechnungsunterlagen zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit den handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten.

E-Mails zum Konto — Bestätigung der Registrierung, Änderung der Adresse, Löschung des Kontos, auf Wunsch Terminerinnerungen. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Werbung wird nicht versendet. Eine Auswertung deines Verhaltens zu Werbezwecken findet nicht statt.

4. Wer die Daten sonst noch erhält

DocMind gibt Daten nur an Dienstleister weiter, die für den Betrieb nötig sind. Alle handeln weisungsgebunden als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO.

IONOS SE, Deutschland — Server, Datenbank und E-Mail-Versand. Erhält alle gespeicherten Daten.

Anthropic PBC, USA — Analyse der Dokumente und Antworten im Chat. Erhält den Text des jeweiligen Dokuments beziehungsweise die gefundenen Textabschnitte und deine Frage.

OpenAI, L.L.C., USA — Erzeugung der Suchvektoren. Erhält die Textabschnitte deiner Dokumente.

Stripe, Inc., USA — Zahlungsabwicklung. Erhält Zahlungsdaten und deine E-Mail-Adresse.

Bei Anthropic und OpenAI wird jeweils nur der für die konkrete Anfrage nötige Ausschnitt übermittelt, nicht deine gesamte Sammlung. Beide Anbieter verwenden über ihre Programmierschnittstelle übermittelte Inhalte nach ihren Bedingungen nicht zum Training ihrer Modelle.

5. Übermittlung in die USA

Anthropic, OpenAI und Stripe verarbeiten Daten in den Vereinigten Staaten. Die Übermittlung wird auf die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO gestützt, soweit der jeweilige Anbieter nicht nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert ist.

Trotz dieser Maßnahmen lässt sich nicht ausschließen, dass US-Behörden auf Daten zugreifen. Wenn du das vermeiden willst, lade keine Unterlagen hoch, die für dich besonders schutzbedürftig sind.

6. Wie lange gespeichert wird

Dokumente und Konto bleiben, bis du sie löschst. Löschst du dein Konto, werden Dokumente, Textabschnitte, Suchvektoren und Freigaben mitgelöscht.

Versionen. Ersetzt du ein Dokument, bleibt die vorherige Fassung abrufbar, bis du sie entfernst.

Protokolle werden derzeit nicht automatisch gelöscht. Sie werden gelöscht, sobald sie für Betrieb und Fehlersuche nicht mehr benötigt werden, spätestens mit der Löschung des Kontos.

Rechnungsunterlagen werden zehn Jahre aufbewahrt. Das ist eine gesetzliche Pflicht; sie besteht auch nach einer Kontolöschung fort.

7. Cookies

DocMind setzt nur technisch notwendige Cookies. Es gibt keine Werbe- oder Analysecookies und keine Weitergabe an Dritte zu solchen Zwecken.

Sitzungscookie — hält dich angemeldet. Läuft mit dem Abmelden beziehungsweise dem Ende der Sitzung ab.

lang — merkt sich die gewählte Sprache. Ein Jahr.

dm_theme — merkt sich helle oder dunkle Darstellung. Ein Jahr.

Für technisch notwendige Cookies ist nach § 25 Abs. 2 TDDG keine Einwilligung erforderlich.

8. Freigaben

Gibst du ein Dokument über einen Link frei, kann jeder, der den Link hat, es abrufen — im Rahmen der von dir gesetzten Bedingungen wie Passwort oder Ablaufdatum. Eine Freigabe lässt sich jederzeit widerrufen.

Für die Weitergabe des Links bist du verantwortlich. Enthält das Dokument Daten anderer Personen, bist du für diese Weitergabe der Verantwortliche im Sinne der DSGVO.

9. Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO).

Ein großer Teil davon ist unmittelbar in der Anwendung umgesetzt: Dokumente lassen sich einzeln löschen, das Konto lässt sich vollständig löschen, und deine Dokumente lassen sich als Archiv herunterladen.

Für alles Übrige genügt eine Nachricht an info@geekinfinity.net.

10. Beschwerderecht

Du kannst dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, insbesondere in dem Land deines Aufenthaltsorts, deines Arbeitsplatzes oder des mutmaßlichen Verstoßes.

Zuständig für den Verantwortlichen ist:
Die Landesbeauftragte für den Datenschutz und für das Recht auf Akteneinsicht Brandenburg
Stahnsdorfer Damm 77, 14532 Kleinmachnow

11. Pflicht zur Bereitstellung

Die Angabe einer E-Mail-Adresse ist erforderlich, um ein Konto anzulegen; ohne sie ist die Nutzung nicht möglich. Alle weiteren Angaben sind freiwillig.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung mit rechtlicher Wirkung dir gegenüber nach Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Die Analyse deiner Dokumente erzeugt Vorschläge, keine Entscheidungen.

12. Änderungen dieser Erklärung

Diese Erklärung wird angepasst, wenn sich der Dienst oder die Rechtslage ändert. Die jeweils geltende Fassung ist hier abrufbar; oben stehen Fassungsnummer und Stand.